Elektronikus aláírási tanúsítvány cégjegyzékbe történő bejegyzése

Bevezetés

A cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény (a továbbiakban: „Ctv.”) 9. § (4) bekezdése lehetőséget biztosít arra, hogy egy adott gazdasági társaság kérelmére a cégjegyzésre jogosult képviselő elektronikus címpéldányáról készült tanúsítvány a megfelelő joghatósággal és illetékességgel rendelkező cégbíróság által, változásbejegyzési eljárás keretében a cégjegyzékbe bejegyzésre kerüljön. Felmerül a kérdés, hogy ezen bejegyzés milyen gyakorlati előnyökkel járhat a társaság számára, illetve hogy a bejegyzés elmaradása esetén a vezető tisztségviselők elektronikus aláírása érvényesnek minősül-e. A jelen cikk ezekre a kérdésekre ad választ.

Az Elektronikus Aláírás és az ahhoz Fűződő Jogkövetkezmények

Az elektronikus aláírás elektronikus dokumentumok hitelesítésére alkalmas, ezért egy elektronikusan aláírt dokumentumról bebizonyítható, hogy az aláíráshoz tartozó tanúsítvány birtokosa valóban aláírta a dokumentumot. Ha valaki minősített elektronikusan aláírás formájában ír alá egy dokumentumot, az pontosan olyan jogi következményekkel jár, mintha a saját, kézzel írott aláírásával látta volna el az európai parlament és a tanács 910/2014/eu rendelete (2014. július 23.) a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (a továbbiakban: „eIDAS Rendelet”) 25. cikk (2) bekezdése alapján. Megjegyezzük, hogy az eIDAS Rendelet közvetlenül alkalmazandó az uniós tagállamokban – így hazánkban is – és egységes jogi keretet biztosít az elektronikus azonosításhoz.

A polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény (a továbbiakban: „Pp.”) alapján egy okirat lehet közokirat (Pp. 324. §) vagy magánokirat. A közokiratot főszabály szerint arra feljogosított hatóság vagy más hivatalos szerv – például bíróság – állítja ki, és a benne foglalt tények, adatok, valamint nyilatkozatok tekintetében teljes bizonyító erővel bír. A magánokiratnak 2 (kettő) fajtája van, nevezetesen a teljes bizonyító erejű magánokirat (Pp. 325. §) és az egyszerű magánokirat (Pp. 326. §).

A teljesség igénye nélkül, a Pp. 325. § következő, releváns pontjai határozzák meg, hogy mely esetben tekinthető egy magánokirat teljes bizonyító erejű magánokiratnak. A Pp. 325. § (1) bekezdés f) pont alapján teljes bizonyító erejű magánokirat, amennyiben az elektronikus okiraton az aláíró a minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírását vagy bélyegzőjét helyezte el, és – amennyiben jogszabály úgy rendelkezik – azon időbélyegzőt helyez el. Továbbá, az említett jogszabályhely d) pontja alapján teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül az okirat, amennyiben azt a jogi személy képviseletére jogosult személy a rá vonatkozó szabályok szerint megfelelően aláírja.

A teljes bizonyító erejű magánokirat esetében az okirat aláírója által tett nyilatkozat valódiságát a jogszabály vélelmezi, az ellenkező bizonyításáig. Ezzel szemben az egyszerű magánokirathoz nem kapcsolódik ilyen bizonyítási vélelem, így annak tartalma szabad bizonyítás tárgyát képezi.

A minősített elektronikus aláírás az elektronikus aláírások legmagasabb biztonsági szintjét képviseli, amelyet kizárólag minősített bizalmi szolgáltató bocsáthat ki. A Nemzeti Média-, és Hírközlési Hatóság hivatalos oldalán elérhető a Magyarországon igénybevehető minősített bizalmi szolgáltatók listája. Az ilyen aláírás létrehozásához speciális aláíró eszköz – például intelligens kártya és/vagy megfelelő biztonsági szoftver – szükséges.

A minősített bizalmi szolgáltató minősített tanúsítványt állít ki az aláíró részére, amely az elektronikus dokumentumhoz kapcsolódik, és lehetővé teszi az aláíró személyazonosságának hiteles igazolását, valamint az aláírás érvényességének ellenőrzését. A tanúsítvány kibocsátását minden esetben megelőzi az aláíró azonosítása, amely történhet személyes megjelenéssel vagy jogszabályban elfogadott távoli (például videóazonosítási) eljárás keretében.

Minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentum teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül. Ezzel szemben az egyszerű elektronikus aláírás – például egy PDF dokumentumba beszúrt aláíráskép – nem biztosít olyan szintű technikai és jogi garanciát, amely az aláíró személyének és az aláírás sértetlenségének egyértelmű igazolását lehetővé tenné.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás ugyan alkalmas az aláíró személyének azonosítására és az aláírt dokumentum integritásának biztosítására, azonban minősített tanúsítvány és minősített aláírás-létrehozó eszköz hiányában nem minősül minősített elektronikus aláírásnak, és önmagában nem eredményez teljes bizonyító erejű magánokiratot.

A társaság cégjegyzésére jogosult személy elektronikus címpéldányáról készült tanúsítvány cégjegyzékbe történő bejegyzésének jelentősége

Az Igazságügyi Minisztérium állásfoglalása szerint a Ctv. 9. §-a alapján 2007. szeptember 1-jétől a címpéldány benyújtása a cégbírósághoz – akár papír alapon, akár elektronikusan – nem kötelező.
A Ctv. 9. § (4) bekezdése nem azt jelenti, hogy csak az az elektronikus aláírás minősül cégszerűnek, amelynek tanúsítványát korábban benyújtották a cégbírósághoz. Hanem a rendelkezés azt rögzíti, hogy ha a tanúsítványt benyújtották, akkor az annak megfelelő elektronikus aláírás automatikusan cégszerűnek minősül, további igazolás nélkül. Ennek megfelelően elektronikus cégjegyzés akkor is lehetséges, ha az aláíró elektronikus címpéldányához kapcsolódó tanúsítvány nem szerepel a cégjegyzékben. Ebből következően, a jelen állás szerint az Igazságügyi Minisztérium állásfoglalása egyértelműen arra az álláspontra helyezkedett, hogy az elektronikus címpéldányról készült tanúsítvány cégjegyzékben történő feltüntetésének elmaradása önmagában nem jár hátrányos jogkövetkezménnyel.

Továbbá, az Igazságügyi Minisztérium a tájékoztatásában rámutatott arra, hogy a Pp. 325. § (1) bekezdés d) pontja értelmében a jogi személy által kiállított okirat akkor minősül teljes bizonyító erejű magánokiratnak, ha azt a képviseletre jogosult személy a rá irányadó cégjegyzési szabályoknak megfelelően, azaz önállóan vagy együttesen gyakorolt cégjegyzési jog keretében látta el aláírásával. A gazdasági társaságok tekintetében ezen szabályokat a Ctv. határozza meg. A Ctv. 8. § (1) bekezdése szerint a cégjegyzési jog a cég írásbeli képviseletére, illetve a cég nevében történő aláírásra való jogosultságot jelenti. Ebből következően – a papíralapú aláíráshoz hasonlóan – az elektronikus cégjegyzés esetén is 2 (kettő) alapvető feltételnek kell teljesülnie: egyrészt az okirat tartalmából egyértelműen ki kell derülnie, hogy az eljáró természetes személy a társaság képviseletében jár el; másrészt a dokumentumot a képviseletre jogosult személynek ténylegesen alá kell írnia, elektronikus ügyintézés esetén a kizárólag az ő személyéhez köthető elektronikus aláírással, valamint értelemszerűen az önálló vagy az együttes képviseleti jogosultságokat is figyelembe véve.

Annak elkerülése érdekében, hogy harmadik személy részéről ne merülhessen fel kétség az elektronikus aláíró képviseleti jogosultságával kapcsolatban, illetve ne szolgálhasson kifogás alapjául az a körülmény, hogy a vezető tisztségviselő elektronikus címpéldányához kapcsolódó tanúsítvány nem szerepel a cégjegyzékben – például egy esetleges banki ügyintézés vagy más hatósági eljárás során –, indokolt lehet a változásbejegyzési eljárás keretében a vezető tisztségviselők elektronikus címpéldányainak tanúsítványait a cégjegyzékbe bejegyeztetni.

Az egyes minősített bizalmi szolgáltatók honlapján az érintett személy elektronikus aláírásához kapcsolódó tanúsítvány elérhető, amely alapján ellenőrizhető a tanúsítvány érvényessége, az aláíró neve és e-mail címe, valamint az abban feltüntetett további adatok. A tanúsítvány letöltése (amely letölthető a szolgáltató honlapján), majd a változásbejegyzési eljárás során alkalmazandó formanyomtatvány megfelelő rovatában történő csatolása szükséges ahhoz, hogy az illetékes cégbíróság az adatokat a cégjegyzékbe bejegyezze.

A cégnyilvántartásba történő bejegyzés egyik lényeges hátránya, hogy az elektronikus aláírási tanúsítványok jelenleg jellemzően 3 (három) éves érvényességi idővel rendelkeznek, így azok adatai ilyen időközönként módosulnak. Amennyiben a cégnyilvántartásban a mindenkor hatályos tanúsítványadatok szerepeltetése a cél, a tanúsítvány lejáratakor a cég jogi képviselőjének minden esetben változásbejegyzési eljárást kell kezdeményeznie, az új adatok bejelentésével, továbbá a jelenleg hatályos jogszabályok alapján a kapcsolódó illeték (15.000,- Ft, azaz tizenötezer forint) és közzétételi költségtérítés (3.000,- Ft, azaz háromezer forint) kifizetésével. A tanúsítvány kiállítása bármely változásbejegyzési eljárás keretében kérelmezhető.

Előnye, hogy az elektronikus aláírás alkalmazása érdemben gyorsíthatja az ügyviteli folyamatokat, így például lehetővé teszi az árajánlatok vagy egyéb dokumentumok gyors és helyfüggetlen aláírását. Amennyiben az adott vezető tisztségviselő elektronikus címpéldányáról kiállított tanúsítvány a cégjegyzékben szerepel, úgy harmadik személy részéről kétség sem merülhet fel azzal kapcsolatban, hogy az adott dokumentum az aláírótól származik.

Hátrányként említhető ugyanakkor, hogy amennyiben illetéktelen személyek jogosulatlan hozzáférést szereznek egy adott személy elektronikus aláírásához, és annak felhasználásával szerződéseket írnak alá vagy jognyilatkozatokat tesznek, a későbbiekben nehézséget okozhat annak bizonyítása, hogy az adott nyilatkozatot valójában nem az aláírás jogosultja tette meg. Ilyen esetekben a bizonyítási teher jellemzően a jogsértést elszenvedő félre hárul.

Összességében megállapítható, hogy amennyiben a vezető tisztségviselő minősített elektronikus aláírással rendelkezik, a társaság mindennapi üzleti működése során nem érheti hátrány pusztán azért, mert jognyilatkozatait elektronikus úton teszi meg.

Források:

a cégnyilvánosságról, a bírósági cégeljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. törvény

a polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény

az európai parlament és a tanács 910/2014/eu rendelete (2014. július 23.) a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről

https://ado.hu/cegvilag/elektronikus-cegkepviselet-az-im-szerint-sem-kotelezo-bejegyezni-a-cegkepviselo-elektronikus-alairo-tanusitvanyat/